Dienstplan ohne Überstunden

Praxisnahe Tipps zur effizienten Dienstplanung

Seit Jahren klagt die Pflegebranche über Fachkräftemangel. Dazu kommt die Mehrbelastung durch die Pandemie. Ein Dienstplan ohne Überstunden scheint da schon fast utopisch. Das belegen auch Zahlen: Deutsche Pflegekräfte können rund 14,8 Millionen zusätzliche Arbeitsstunden jährlich vorweisen – nur ein Drittel davon vergütet. Tendenz steigend. Deshalb fünf Tipps, wie man Überstunden in der Pflege tendenziell vorbeugen kann.

Vorlaufzeit einplanen

In anderen Branchen ist langfristige Dienstplanung Standard. In der Pflege hingegen scheint das nicht immer der Fall zu sein. Laut einer Studie des Forschungszentrums für familienbewusste Personalpolitik und Curacon können nur 33 Prozent der Pflegekräfte mit einem rechtzeitig veröffentlichten Dienstplan rechnen. Voll und ganz verlässlich ist der Plan nur bei knapp einem Fünftel.

Dabei ist es vor allem in der Pflege mit wechselnden Schichten für die Belegschaft wichtig, einen verlässlichen und vorzeitigen Dienstplan zu haben. Nur so lässt sich das Privatleben um den Dienst herumbauen. Somit steht und fällt mit dem Dienstplan die Mitarbeiterzufriedenheit. Die Pläne sollten daher mindestens vier Wochen vor ihrem Geltungstag ausgehändigt sein. Noch besser sind zusätzliche Jahresdienstpläne. Diese werden flexibel im jeweiligen Monat an das akute Bedürfnis angepasst. Jahresdienstpläne helfen der Führung, Engpässe rechtzeitig zu erkennen.

Engpässe erkennen

Der Kollege fällt krankheitsbedingt aus und vier weitere Mitarbeitende gehen in den Urlaub. Geplante Auszeiten gepaart mit unkontrollierbaren Personalausfällen können in der Pflege schnell zu Engpässen führen. Das mündet in eine Überbelastung der noch vorhandenen Arbeitenden – ein Kündigungsgrund für rund 13 Prozent der Pflegekräfte.

Um vorübergehende Unterbesetzungen möglichst zu vermeiden, sollte der Arbeitgeber Risikofaktoren für Engpässe wie Feiertage der verschiedenen Religionen berücksichtigen. Fortbildungen von Mitarbeitenden lassen sich schon Anfang des Jahres in die Planung einbeziehen. Ebenso hilft es, das Pflegepersonal darauf aufmerksam zu machen, ihre Urlaubsanträge schon im Dezember oder Januar einzureichen. Langfristige und strategische Planung ist zum Vorbeugen von Engpässen das A und O.

Um etwa Urlaubsspitzen vorzubeugen, hilft eine simple Rechnung: Die Anzahl der aktuellen Mitarbeitenden multipliziert mit deren Jahresurlaubsanspruch, addiert mit dem Resturlaub der Belegschaft. Das Ganze muss anschließend durch die zwölf Monate des Jahres geteilt und ein Satz von rund 20 Prozent – als eine Art zusätzliches Sicherheitsnetz – hinzugefügt werden. So lässt sich feststellen, wie viele Urlaubstage Arbeitgeber jeden Monat einplanen sollten. Zum Beispiel:

Eine Senioreneinrichtung verfügt aktuell über 40 Mitarbeiter, die je 30 Urlaubstage im Jahr nutzen dürfen. Zusätzlich stehen der Belegschaft noch 28 Tage Resturlaub zu.

40 Mitarbeitende x 30 Urlaubstage + 28 Tage Resturlaub = 1228 Urlaubstage

1228 Urlaubstage: 12 Monate im Jahr = 102,3 Urlaubstage

102,3 Urlaubstage + 20 Prozent = 123 Urlaubstage

Durch diese simple Rechnung ist am Jahresanfang zu sehen, dass die Senioreneinrichtung monatlich maximal 123 Urlaubstage einplanen darf, um urlaubsbedingten Engpässen vorzubeugen.

Ausreichend Personal einstellen

Grundsätzlich lässt sich sagen: All das Organisieren rund um den Dienstplan und die monatlichen Urlaubstage nutzt nichts, wenn es generell an Personal fehlt. Nur durch ausreichend Personal können Dienstpläne den Realitätscheck bestehen. Eine Voraussetzung für den funktionierenden Alltag und zufriedene Pflegekräfte ist es, Personallücken zu schließen. Daher ist es für Arbeitgeber wichtig, niemals die volle Arbeitszeit der vorhandenen Pflegekräfte einzuplanen. Es sollte immer mit rund 80 Prozent bei jedem Mitarbeitenden gerechnet werden, um für kurzfristige Personalausfälle gewappnet zu sein. Zusätzlich sollten langfristig wegfallende Pfleger und Pflegerinnen vorausschauend durch neue Fachkräfte ersetzt werden.

Arbeitszeitgesetz (ArbZG) als Leitfaden

Vor allem im Schichtbetrieb kann es schnell einmal passieren, dass die gesetzlichen Vorgaben der Arbeitszeiten – festgelegt im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) – vom Personal unfreiwillig überzogen werden. Arbeitgeber sollten daher immer ein genaues Auge auf die Arbeitszeiten ihrer Belegschaft haben, um Überbelastungen vorzubeugen. Das Gesetz besagt, dass die tägliche Höchstarbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten sollte. Dazu kommt, dass Pflegekräften aufgrund der hohen körperlichen und seelischen Belastung Ruhepausen vorgeschrieben sind – mindestens 30 Minuten am Tag. Dabei sollten die Arbeitnehmer spätestens nach der sechsten Arbeitsstunde die erste Ruhepause einlegen.

Nach einer achtstündigen Schicht muss aufgrund § 5 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) eine ununterbrochene Arbeitspause von mindestens elf Stunden erfolgen. Nach einer Schicht gleich noch eine weitere Schicht anzuschließen, ist nicht rechtens. Als Beispiel: Beendet eine Pflegefachkraft ihren Dienst um 19 Uhr und soll am nächsten Tag um 5 Uhr zur nächsten Schicht antreten, ist das eine Missachtung der Mindest-Ruhezeit. Eine Ausnahme stellt die Rufbereitschaft dar: Sechs Ruhestunden sind hier bis zum nächsten Schichtantritt ausreichend, solange sie später wieder ausgeglichen werden können.

Schichtrhythmus schonend gestalten

Ein ständiges Hin- und Herwechseln zwischen der Früh- und der Spätschicht ist langfristig für Pflegekräfte nicht tragbar. Denn das hat sowohl körperliche als auch seelische Folgen. Ein guter, schonend gestalteter Schichtrhythmus ist also essenziell für die maximale Belastungsfähigkeit der Mitarbeitenden. Besonders sinnvoll sind vorwärts rotierende Schichten. Dabei erfolgt der Dienst in der Reihenfolge Frühschicht – Spätschicht – Nachtschicht. So kann sich der Organismus besser an die Zeitwechsel gewöhnen und Pflegekräfte leiden nicht unter den Schichten. Aber Achtung: An den Nachtdienst gewöhnt sich der Körper nie. Daher sind mehr als drei aufeinanderfolgende Nachtschichten in keinem Fall zu empfehlen.

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